Outing kantor punya fungsi besar untuk perusahaan. Maka dari itu, persiapan menyusun outing kantor harus Anda lakukan dengan maksimal.
Pasalnya, acara ini bisa membantu Anda membangun hubungan kerja yang lebih sehat, memunculkan semangat baru, serta memberi ruang untuk mengapresiasi tim.
Semua manfaat itu akan muncul ketika persiapan berlangsung rapi dan terstruktur. Karena itu, Anda perlu proses perencanaan yang sengaja, terukur, dan punya alur jelas dari awal sampai akhir.
Ingin tahu cara dan persiapannya? Cek di sini.
Tahapan Persiapan Menyusun Outing Kantor, Wajib Ikuti Ini!
Agar semua orang mendapatkan pengalaman terbaik, berikut panduan lengkap persiapan outing kantor yang perlu Anda lakukan:
1. Tentukan Tujuan Utama Outing Kantor
Setiap outing punya alasan yang berbeda. Ada yang ingin memperkuat kerja sama tim, ada yang memerlukan momen apresiasi untuk karyawan, dan ada yang mencari kesempatan untuk mengurangi kejenuhan setelah periode kerja panjang.
Karena itu, Anda perlu menetapkan tujuan sejak awal agar semua keputusan berikutnya punya arah jelas.
Tujuan yang jelas membantu Anda menentukan aktivitas, menentukan prioritas, serta menyusun ukuran keberhasilan acara.
Misalnya Anda ingin acara yang fokus pada kebugaran tim, maka aktivitas fisik dan kerja sama tim bisa mengambil porsi besar.
Kalau Anda ingin momen apresiasi, maka acara santai dan konten motivasi akan lebih cocok. Tujuan ini akan menjadi fondasi seluruh proses persiapan menyusun outing kantor.
2. Bentuk Tim Perencana yang Fokus Pada Eksekusi
Outing adalah acara yang bakal sukses terlaksana jika Anda mengandalkan tim perencana.
Tim kecil dengan tanggung jawab jelas akan mempercepat proses, menjaga koordinasi, serta mencegah keputusan tumpang tindih.
Anda bisa membagi peran seperti berikut. Ada koordinator umum yang memantau seluruh proses. Ada PIC transportasi yang mengurus kendaraan dan penjadwalan. Kemudian, harus ada juga PIC akomodasi dan konsumsi yang mengurus fasilitas dan kebutuhan dasar peserta.
Selain itu pastikan sudah tersedia tim dokumentasi, tim kesehatan, serta PIC untuk permainan atau hiburan. Dengan struktur seperti ini, maka seluruh lini bisa bergerak paralel tanpa saling menunggu.
3. Susun Konsep Outing Yang Sesuai Karakter Perusahaan
Ini adalah tahapan persiapan outing class kantor yang penting, yakni menyusun konsep.
Konsep outing akan memengaruhi lokasi, aktivitas, dan biaya. Karena itu, Anda perlu memilih konsep yang paling sesuai dengan tujuan serta karakter perusahaan.
Pada tahap persiapan menyusun outing kantor ini, Anda bisa mengarah pada konsep santai dan fokus pada relaksasi.
Anda bisa memilih konsep kompetisi untuk membangun semangat tim. Anda bisa merancang hari petualangan yang memacu adrenalin. Atau Anda ingin konsep yang lebih kontemplatif seperti workshop singkat atau sesi refleksi.
Kalau perusahaan Anda punya kegiatan sosial, konsep CSR juga bisa menjadi pilihan. Yang penting, konsep ini harus terhubung dengan identitas perusahaan dan kondisi peserta.
4. Tentukan Waktu dan Durasi Tanpa Mengganggu Produktivitas
Penentuan waktu perlu Anda lakukan dengan pertimbangan yang matang. Jangan sampai Anda memilih tanggal yang bertabrakan dengan pekerjaan penting atau periode sibuk. Karena itu, perhatikan kalender kerja, cuaca, serta pola kehadiran karyawan.
Anda juga perlu memikirkan durasi. Outing satu hari cukup untuk agenda padat dengan jalur mudah.
Outing dua hari memberi ruang untuk pengalaman lebih relaks, namun butuh persiapan akomodasi dan logistik tambahan.
Semakin tepat pemilihan waktu, semakin mudah acara berjalan lancar tanpa mengganggu ritme kerja perusahaan. Ini adalah tahap persiapan penyusunan outing perusahaan yang cukup krusial, jadi jangan lupa diskusikan dengan atasan.
5. Susun Anggaran Paling Rinci untuk Mencegah Pembengkakan Biaya
Anggaran sering menjadi titik paling sensitif dalam proses persiapan menyusun outing kantor. Karena itu, Anda perlu RAB yang lengkap dan terperinci.
Masukkan komponen transportasi, akomodasi, konsumsi, tiket aktivitas, perlengkapan, dokumentasi, serta dana cadangan untuk kebutuhan tak terduga. Anda juga bisa menambahkan asuransi apabila Anda ingin risiko lebih terkendali.
RAB ini akan Anda serahkan kepada manajemen agar seluruh pihak memahami batas dan ruang gerak biaya.
Ketelitian pada tahap ini akan menyelamatkan panitia dari kebingungan saat acara semakin dekat.
6. Lakukan Survei dan Pilih Lokasi yang Paling Mendukung Agenda
Pemilihan lokasi menjadi salah satu keputusan utama dalam persiapan menyusun outing kantor. Anda perlu memastikan lokasi punya akses mudah, fasilitas lengkap, ruang cukup untuk seluruh peserta, serta suasana yang selaras dengan konsep acara.
Untuk outing bertema petualangan, Anda perlu lokasi dengan fasilitator yang mampu menjaga keamanan aktivitas. Untuk acara santai, maka Anda dapat mengutamakan kenyamanan, pemandangan, dan fasilitas pendukung.
Anda juga perlu memastikan lokasi memiliki rencana cadangan ketika cuaca berubah. Hal ini memberi ruang aman supaya acara tetap berjalan tanpa gangguan besar.
7. Kumpulkan Data Peserta Agar Logistik Berjalan Lancar
Panitia memerlukan jumlah peserta yang pasti agar transportasi, booking hotel atau villa, serta konsumsi bisa berjalan rapi.
Karena itu, Anda perlu formulir konfirmasi kehadiran. Anda dapat menyebarkan formulir melalui e-mail atau grup kantor agar data terkumpul lebih cepat.
Pastikan Anda meminta konfirmasi dalam jangka waktu tertentu. Hal ini penting supaya seluruh keputusan logistik bisa berjalan tepat waktu. Anda juga perlu daftar cadangan untuk mengantisipasi pembatalan mendadak.
8. Siapkan Transportasi yang Nyaman dan Efisien
Transportasi akan menentukan mood peserta. Jika jarak cukup jauh, maka Anda bisa memilih bus wisata atau travel profesional.
Kalau acaranya berlangsung di luar kota, Anda bisa menambahkan perjalanan dengan kereta atau pesawat.
Transportasi lokal seperti shuttle atau kendaraan sewa akan membantu mobilitas selama acara.
Selain itu, Anda juga perlu menentukan titik berkumpul agar semua peserta bergerak serempak. Hal ini membuat penjadwalan lebih tertib dan mencegah keterlambatan panjang.
9. Pilih Akomodasi yang Nyaman dan Mendukung Kebutuhan Peserta
Akomodasi memengaruhi kenyamanan peserta selama outing. Anda perlu memastikan jumlah kamar cukup, kebersihan terpenuhi, makanan layak, serta fasilitas umum berada dalam kondisi baik.
Koneksi internet juga perlu Anda pertimbangkan apabila peserta tetap harus mengakses beberapa pekerjaan ringan.
Kenyamanan akomodasi akan menentukan energi peserta selama kegiatan berlangsung.
Karena itu, Anda perlu memeriksa lokasi sebelum acara berlangsung atau meminta dokumentasi fasilitas secara lengkap.
10. Susun Alur Acara, Perlengkapan, Komunikasi, dan Antisipasi Risiko dalam Satu Rangkaian Terpadu
Agar outing berjalan mulus, Anda perlu satu paket persiapan yang mencakup rundown, perlengkapan, sesi pemecah suasana, rencana cadangan, serta komunikasi ke peserta.
Semua elemen ini saling terhubung, jadi lebih efektif ketika Anda menatanya sebagai satu rangkaian kerja. Berikut ini yang harus Anda siapkan:
- Rundown yang runtut supaya peserta memahami alur dan panitia bergerak sesuai waktu.
- Perlengkapan acara yang lengkap agar seluruh aktivitas berjalan lancar.
- Tim dokumentasi untuk menangkap momen penting.
- Sesi ice breaking dan team building agar suasana cair sejak awal.
- Rencana cadangan untuk mengantisipasi cuaca atau gangguan teknis.
- Komunikasi yang jelas untuk seluruh peserta agar semua orang tahu agenda, lokasi, aturan dasar, serta kebutuhan pribadi yang perlu mereka bawa.
Siapkan Outing Kantor dengan Lebih Mudah lewat Indonesia Outing Expo!
Kalau Anda lagi nyusun outing kantor, rasanya pasti pengen semua beres tanpa drama.
Mulai dari cari vendor kegiatan, pilih lokasi, sampai hitung estimasi biaya. Di titik ini, bertemu langsung dengan penyedia jasa yang tepat bakal menghemat energi Anda. Itu kenapa hadir di Indonesia Outing Expo 2025 bisa jadi langkah paling efisien untuk merapikan seluruh persiapan outing Anda.
Acara ini ngumpulin banyak EO outing kantor, venue, dan penyedia aktivitas dalam satu tempat.
Anda bisa cek paket, tanya detail program, bandingin penawaran, bahkan lihat demo kegiatan langsung. Semua yang Anda butuhkan untuk memastikan outing kantor berjalan rapi ada di sana.
Dan kalau Anda penyedia layanan outing, ini kesempatan emas. Bergabung sebagai Exhibitor bikin brand Anda bisa tampil langsung di depan para perusahaan yang lagi hunting vendor terpercaya.
Anda bisa bangun koneksi baru, pamerin layanan terbaik, dan buka peluang deal yang sulit didapatkan lewat pemasaran biasa. Jadi, yuk amankan space-nya sekarang!
