Proses onboarding awalnya dilakukan secara on-site atau datang langsung ke tempat. Namun, di tengah kebutuhan akan kecepatan dan efisiensi, pendekatan tersebut mulai beralih menjadi digital onboarding.
Onboarding ini hadir sebagai solusi modern yang memanfaatkan teknologi sebagai media untuk memperkenalkan, membimbing, dan mempersiapkan pengguna baru secara efektif.
Alhasil, transisi onboarding yang sebelumnya manual ke online, sesuai dengan perkembangan zaman yang serba digital. Selain itu, semakin bertambahnya jumlah orang yang melek teknologi turut mendukung sistem ini untuk diterapkan.
Pengertian Digital Onboarding
Digital onboarding adalah serangkaian metode yang organisasi atau perusahaan lakukan untuk mengintegrasikan pengguna barunya secara online ke dalam platform mereka tanpa perlu pertemuan tatap muka.
Tujuannya untuk membantu pengguna memahami dan menggunakan produk atau layanan yang perusahaan tawarkan dengan maksimal. Proses ini sangat sesuai dengan gaya hidup masyarakat modern yang banyak bergeser dari manual ke digital.
Selain itu, onboarding secara digital ini membuat Anda tidak perlu repot-repot lagi mengurus dokumen fisik, mengisi formulir manual, ataupun mengantre lama. Dengan begitu, operasional pun bisa lebih sederhana dan efisien.
Jenis-Jenis Digital Onboarding
Onboarding ini bisa dilakukan dalam berbagai konteks sesuai kebutuhan organisasi atau perusahaan. Simak jenis-jenisnya berikut ini.
1. Employee Onboarding
Seperti namanya, onboarding ini adalah proses pengenalan karyawan baru terhadap perusahaan. Mereka akan belajar tentang budaya perusahaan, nilai, serta aturan yang berlaku.
Tahapan ini penting untuk memastikan mereka dapat beradaptasi dengan baik sekaligus membuat mereka bisa lebih cepat memahami peran dan tanggung jawabnya.
Implementasinya bisa melalui modul pelatihan online yang dapat karyawan akses pada Learning Management System (LMS).
2. Partner Onboarding
Partner onboarding adalah proses pengenalan mitra bisnis terhadap sistem kerja sama, alur operasional, serta standar yang perlu dipatuhi.
Jenis onboarding ini memfasilitasi integrasi dan kolaborasi yang lancar antara mitra dan perusahaan untuk menjalin hubungan yang saling menguntungkan.
Contohnya seperti platform ojek online yang menghubungkan antara mitra pengemudi dan perusahaan.
Calon pengemudi yang ingin mendaftar bisa mengurusnya secara online dengan mengisi formulir, mengunggah dokumen seperti SIM dan STNK, dan mengikuti pelatihan online.
Selain itu, pengemudi baru juga bisa mendapatkan modul online tentang etika saat melayani pelanggan, serta video panduan untuk mengakses fitur-fitur yang ada pada platform ojek online tersebut,
3. Financial Onboarding
Salah satu contoh sektor finansial yang menerapkan orientasi digital adalah lembaga perbankan. Dulu, calon nasabah perlu datang ke lokasi bank untuk melakukan pembukaan rekening baru dan membawa sejumlah dokumen persyaratan.
Namun, kini lembaga perbankan telah menerapkan digital onboarding yang memungkinkan calon nasabah membuka rekening atau melakukan transaksi secara online tanpa harus datang ke kantor cabang.
Hal tersebut terwujud melalui produk-produk digital seperti mobile banking, internet banking, pembayaran digital, hingga chatbot untuk memfasilitasi nasabah memenuhi kebutuhannya.
4. Product Onboarding
Selanjutnya, contoh digital onboarding adalah pengenalan produk atau layanan ke pengguna agar mereka mengetahui fitur dan cara penggunannya.
Dalam penerapannya, onboarding ini bisa melalui panduan interaktif, tutorial step by step, maupun video penjelasan yang dapat membantu pengguna memahami dan menggunakan layanan dengan maksimal.
Proses ini penting untuk menekan risiko pengguna berhenti menggunakan layanan di tahap awal karena kurangnya informasi panduan.
Manfaat Digital Onboarding
Berikut adalah beberapa manfaat yang akan diperoleh dengan menerapkan digital onboarding:
1. Meningkatkan Pengalaman Pengguna
Onboarding ini membantu menciptakan pengalaman awal yang lebih nyaman bagi pengguna. Melalui proses pengenalan secara bertahap dan terstruktur, pengguna tidak lagi merasa kebingungan saat pertama kali mengakses platform perusahaan.
Terlebih dengan metode online, pengguna bisa mengaksesnya dari jarak jauh kapan pun. Selain itu, pengalaman yang positif ini memengaruhi loyalitas pelanggan untuk menggunakan produk atau layanan dari perusahaan tertentu.
2. Menghemat Pengeluaran
Penerapan digital onboarding dapat menekan pengeluaran untuk biaya operasional yang biasanya habis untuk mencetak dokumen fisik atau menyelenggarakan pelatihan tatap muka pada onboarding tradisional.
Sebab, seluruh materinya bisa terjasi secara digital yang lebih praktis dan efisien. Hal ini secara tidak langsung juga bisa menghemat tenaga karena tim tidak perlu menangani onboarding secara berulang.
Cukup menggunakan bahan onboarding yang ada seperti video atau modul online agar pengguna baru yang muncul bisa mengaksesnya.
Pendekatan ini lebih menghemat anggaran daripada metode tradisional karena perusahaan tidak perlu menyiapkan anggaran baru untuk onboarding pada lokasi tertentu.
3. Meminimalisir Risiko Human-Error
Pada proses manual, sangat rentan terjadi kesalahan manusia saat mengisi data, melakukan penyimpanan, atau memverifikasi.
Oleh sebab itu, adanya pendekatan digital ini membantu mengurangi kesalahan pekerja yang lalai saat mengecek informasi tersebut secara manual.
Melalui sistem teknologi yang canggih, pengguna yang memasukkan isian tidak sesuai format, tidak bisa melanjutkan ke tahap berikutnya.
Selain itu, teknologi ini juga memungkinkan untuk memverifikasi identitas untuk mencegah penipuan. Misalnya melalui alat validasi berbasis kecerdasan buatan atau AI dan pemeriksaan biometrik.
4. Operasional yang Lebih Efisien
Onboarding digital telah mempercepat proses orientasi yang sebelumnya memakan waktu lama akibat penggunaan dokumen cetak dan alur manual.
Dengan sistem yang terintegrasi secara online, setiap tahapan onboarding dapat berjalan lebih ringkas, terstruktur, dan pengawasannya mudah.
Efisiensi ini membuat tim tidak lagi terbebani oleh pekerjaan administratif yang berulang. Waktu dan tenaga yang ada pun dapat tim gunakan untuk mengerjakan tugas-tugas lain yang lebih strategis.
5. Manajemen Data Lebih Aman dan Terorganisir
Kekurangan dokumen fisik adalah rentan hilang atau rusak. Oleh sebab itu, sistem onboarding digital ini mampu memanajemen data secara terpusat dan tersimpan rapi melalui penyimpanan cloud misalnya.
Selain itu, sistem digital umumnya memiliki fitur perlindungan seperti kontrol akses, enkripsi, dan pencatatan aktivitas pengguna. Hal ini membantu melindungi data dari akses yang tidak sah.
Manajemen data yang aman dan terorganisir meningkatkan kepercayaan pengguna terhadap perusahaan. Dengan pengelolaan data yang baik, perusahaan dapat menjaga reputasi serta memenuhi standar keamanan dan kepatuhan yang berlaku.
Jadi, itulah pembahasan mengenai digital onboarding mulai dari pengertian hingga manfaatnya.
Bagi Anda yang sedang menerima karyawan baru atau telah melalui tahap onboarding, kegiatan outing dapat menjadi langkah lanjutan untuk memperkuat hubungan.
Pasalnya, outing kantor tidak hanya berfungsi sebagai sarana hiburan, tetapi juga membantu membangun kolaborasi, komunikasi, dan rasa kebersamaan antar anggota tim.
Untuk memperoleh informasi lengkap terkait penyelenggaraan outing, mulai dari agen travel hingga event organizer profesional, Anda dapat mengunjungi Indonesia Outing Expo (IOE).
Acara ini menghadirkan berbagai exhibitor yang menyediakan layanan outing untuk kebutuhan perusahaan.
Daftarkan diri Anda sebagai visitor Indonesia Outing Expo sekarang dan temukan solusi outing terbaik dari mitra terpercaya dan berpengalaman.
